بياناتك
العمل من ملف
لا تحتاج إلى قاعدة بيانات لاستخدام DataBelta. ارفع ملف Excel أو CSV ويجيب Belta عن الأسئلة المتعلقة به تماما كما يجيب عن نظام حي.
هذه أسرع طريقة لترى المنتج يعمل على أرقامك أنت، وهي عند فرق كثيرة ليست خطوة تجريبية على الإطلاق. فتصدير شهري أو ورقة مبيعات أو تقرير مخزون كثيرا ما يكون هو الملف الذي يختلف عليه الجميع، وهو مادة صالحة تماما لطرح الأسئلة عليها.
رفع ملف
- 1افتح الإعدادات، واختر قواعد البيانات، ثم اضغط إضافة قاعدة بيانات.
- 2حول المفتاح إلى خيار رفع ملف بيانات.
- 3أعطه اسما، مثل تصدير مبيعات الربع الأول، حتى يعرف من يختاره في المحادثة الفترة التي يسأل عنها.
- 4أفلت الملف داخل الصندوق أو اضغط لاختياره. الصيغ المقبولة هي xlsx وcsv بحجم أقصاه 50 ميجابايت.
- 5اضغط إضافة قاعدة بيانات.
كيف يقرأ الملف
- تتحول كل ورقة في المصنف إلى جدول يحمل اسم الورقة. ويتحول ملف CSV إلى جدول واحد.
- يعامل الصف الأول بوصفه عناوين الأعمدة، فأعط أعمدتك أسماء حقيقية بدل تركها حروفا مثل أ وب وج.
- يستعلم Belta عن البيانات المرفوعة بالقواعد نفسها المقتصرة على القراءة والمطبقة على أي اتصال آخر.
استبدال الملف
عدل الاتصال واختر ملفا جديدا. تخبرك اللوحة بالملف المستخدم حاليا وحجمه، فتتأكد أنك تستبدل الملف الصحيح. ويبقى ما حفظته من الملف القديم محفوظا، لكن تحديث رسم أو جدول محفوظ يعيد تنفيذ استعلامه على الملف الجديد.
كيف تحصل على إجابات أفضل من ملف بيانات
قاعدة البيانات مفروض عليها بناء محدد. أما الملف فبناؤه هو ما ارتآه من أعده. وهذه النقاط القليلة هي ما يصنع الفارق.
- صف عناوين واحد في الأعلى، دون صفوف فارغة فوقه.
- نوع واحد من البيانات في كل ورقة. فورقة تحوي الطلبات في نصفها الأعلى وملخصا أسفلها ستقرأ جدولا واحدا مربكا.
- لا خلايا مدمجة في صف العناوين.
- التواريخ في عمود تاريخ حقيقي لا كنص، حتى يمكن تجميعها شهريا.
- الأرقام أرقام. فالعمود الذي يحوي فواصل أو رموز عملة أو مسافات يقرأ نصا ولا يمكن جمعه.
المساحة وحد الخمسين ميجابايت
لا يحسب ملف البيانات المرفوع على حصة التخزين في مساحة عملك. فتلك الحصة تخص الملفات التي ينشئها Belta وتحفظها أنت، ويعرض تبويب الاستهلاك في الإعدادات موقفك منها. أما حد الخمسين ميجابايت فهو لكل ملف على حدة، وهو قيد الحجم الوحيد الذي على الملف المرفوع أن يمر منه.
أدوات المصطلحات نفسها تنطبق هنا
يعمل توصيف البنية وتوصيف التحليل في تبويب قواعد البيانات مع الملفات المرفوعة تماما كما يعملان مع قاعدة بيانات حية. فإن كان اسم عمود رمزا لا يفهمه سوى فريقك، فاكتب معناه هناك مرة واحدة، وتتحسن كل الإجابات.